Kdo jsme
Naše webová adresa je: http://4interier.cz.
1. Úvod
Společnost 4interier respektuje a chrání osobní údaje ve souladu se Zák. č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a dalšími příslušnými právními normami včetně nařízení EU General Data Protection Regulation (GDPR).
2. Účel Zpracování Osobních Údajů
Společnost 4interier shromažďuje a zpracovává osobní údaje následujících subjektů:
- fyzických osob – zaměstnanců, osob ucházejících se o zaměstnání (i žáků – brigádníků)
- fyzických osob- spolupracujících jako OSVČ, či jiných spolupracujících na základě smluv
- fyzických osob- klientů získaných na základě nabídek či uzavřených smluv o dílo produktů
- fyzických a právnických osob – současných či budoucích obchodních partnerů – dalších osob, za něž organizace při své činnosti získává jejich osobní údaje (např. účastníci výherních soutěží pořádaných společností).
Společnost tyto údaje zpracovává a proto je dle zákona správcem osobních údajů. Směrnice stanovuje práva a povinnosti zaměstnanců a ost. fyzických osob při veškerém zpracování (shromažďování, evidenci) osobních údajů a to jak při ručním, tak automatizovaném zpracování. Ke zpracování osobních údajů jí se týkajících je nutný souhlas jednotlivých fyzických osob výše uvedených. Tento souhlas není nutný, pokud jsou údaje zpracovávány na základě zvláštního zákona, nebo jsou nezbytně nutné pro vstoupení fyzické osoby do jednání o smluvním vztahu či plnění uzavřené smlouvy se správcem a dále rovněž v situaci jedná-li se o oprávněně zveřejňované údaje v souladu se zvláštním zákonem. Osobní údaje, které jsou výhradně nutné pro účely zprostředkování zaměstnání, jsou uvedeny v §23 a§5 a)1. Zák. o zaměstnanosti. Os. údaje se vyskytují v organizaci buď ve formě originálních písemností (či jejich kopií), v elektronické podobě ve formě počítačové databáze a na archivních médiích (CD, FD. ..).
3. Práva a Povinnosti při Zpracování
Zpracování osobních údajů zahrnuje shromažďování, evidenci, automatizované i ruční zpracování. Zpracování je možné pouze s explicitním souhlasem subjektu údajů, s výjimkou zákonně stanovených případů.
4. Citlivé Údaje
Citlivým údajem jsou údaje vypovídající o národnostním, rasovém, etnickém původu, politických postojích, členství v odborech, náboženství, filos. přesvědčení, odsouzení za trestný čin, údaje o zdravotním stavu, sex. životě, biometrické a genetické údaje.
Citlivé údaje, kdy je vyžadován písemný souhlas zaměstnance, spolupracující osoby a klienta a jsou zpracovávány v organizaci v těchto případech:
a) Údaje o trestní bezúhonnosti (vyžadovány u pokladní, dalších zaměstnanců a spolupracujících osob s hmotnou zodpovědností)
b) Podrobné údaje o zdravotním stavu, zdravotní testy, vše nad rámec běžné vstupní zdravotní prohlídky u klientů pojištěných ve všech případech pojištění osob. Se sdělením citlivých údajů dávají zaměstnanci správci svůj písemný souhlas v uzavřené pracovní smlouvě. Se sdělením citlivých údajů dávají klienti svůj písemný souhlas v prováděné finanční analýze za účelem nabídky a sjednání pojistné či jiné smlouvy
5. Informační a Oznamovací Povinnost
Společnost 4interier informuje subjekty údajů o rozsahu a účelu shromažďování jejich osobních údajů, o právu na přístup, opravu a vysvětlení ze strany správce údajů.
Zejména v § 11 zákona je organizaci dána povinnost informovat subjekt údajů (zaměstnance, obch. partnera-fyz. osobu) o tom, že jsou údaje o něm správcem shromažďovány, zpracovávány, v jakém rozsahu a pro jaký účel, kdo bude údaje zpracovávat a komu mohou být zpřístupněny.
Dále je subjekt informován o svém právu přístupu ke svým os. údajům a možnosti jejich opravy, příp. podání vysvětlení ze strany správce. V zákonem stanovených případech je subjekt údajů o výše uvedených skutečnostech informován při prvním kontaktu, při němž správce a subjekt údajů vstupují do právního vztahu (při nástupu zaměstnance do zaměstnání a při navázání vztahů s fyzickými osobami za účelem nabídky či uzavření pojistné či jiné smlouvy dle činnosti správce).
Režim Zák. o ochraně osobních údajů se na organizaci vztahuje z toho titulu, že je zpracovatelem osobních údajů (správcem) za své zaměstnance a dále v dalších případech dle b. 1). Povinnost registrovat se na Úřadu pro ochranu os. údajů, ale z tohoto titulu nemá, neboť zpracování os. údajů provádí pouze ze své povinnosti vyplývající ze zvláštních zákonů. Pokud tedy organizace provádí zpracování osobních údajů na základě zvláštních zákonů (zejména Zák. práce, zák. o soc. zabezpečení, zák. o zdr. pojištění, zák. o zaměstnanosti, zák. o služebním poměru…) a pro plnění povinností stanovených těmito zvláštními zákony, pak oznamovací povinnost nevzniká.
6. Zpracování a Uchovávání Údajů a Likvidace údajů
Dle výše uvedených ustanovení je ochrana os. údajů zabezpečena: u os. údajů ve fyzické podobě formou jejich uzamčení oprávněnou osobou (uzamykání kanceláří a skříní obsahujících data) a obdobně u archivovaných nosičů dat, u údajů v elektronické podobě formou přístupových hesel k jednotlivým datovým skladům. U údajů předávaných ústně formou jasně vymezených kompetencí a prac. povinností určených v prac. Náplni.
Organizace – zaměstnavatel je povinna provést likvidaci os. údajů, jakmile pomine účel, pro který byly os. údaje shromažďovány, anebo pokud o tuto likvidaci požádá zaměstnanec. Výjimkou jsou ale údaje, které organizace zpracovává na základě zvláštního zákona. Zde jsou údaje archivovány v souladu se Směrnicí k archivaci, a to odděleně od ostatních archivovaných písemností a pod samostatným uzavřením. Za likvidaci archivovaných údajů v oblasti personální zodpovídá personálního útvar, za likvidaci v oblasti mzdové zodpovídá účetní. Klient či jiná spolupracující osoba – možnost kdykoliv písemně souhlas se zpracováním odvolat.
7. Součinnost s Kontrolními Orgány
Pro ochranu svých zákonných práv se zaměstnanci mohou obracet přímo na ÚOOÚ s žádostí o zajištění nápravy, pokud organizace sdělila neoprávněně jinému jeho osobní údaje.
8. Předání Údajů do Jiných Států
V těchto výjimečných případech je předávání prováděno dle § 27 zákona (např. v případě zaměstnávání cizích státních příslušníků při ukončení jejich prac. poměru).
Kontakt
Pro dotazy nebo žádosti týkající se zpracování osobních údajů kontaktujte společnost 4interier na email: info@4interier.cz.
Datum účinnosti: 07.12.2023